Tugas Pekerjaan Administrasi Kantor

Apa yang Sales Admin (Administrasi Penjualan) lakukan? Misi pekerjaan dan tugas

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran merupakan tulang punggung dari setiap organisasi, memainkan peran penting dalam menjaga kelancaran operasional sehari-hari.

Mengelola beragam tugas administratif dengan efisien, administrasi perkantoran memastikan bahwa setiap departemen dapat berfungsi dengan optimal.

Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran adalah serangkaian kegiatan rutin di dalam suatu organisasi yang berkaitan dengan pengelolaan data dan juga informasi demi mencapai tujuan organisasi secara sistematik.

Secara etimologi, administrasi diambil dari bahasa latin, Ad memiliki arti intensif dan ministrare yang memiliki arti melayani, membantu, ataupun memenuhi.

Dalam arti yang lebih sempit, administrasi perkantoran adalah seluruh kegiatan teknis dan memiliki peran penting dalam kegiatan operatif, memberikan laporan pada pihak direksi, dan menciptakan organisasi perusahaan yang lebih baik.

Sedangkan dalam arti yang lebih luas, administrasi perkantoran adalah kegiatan mengorganisir, merencanakan, menyelenggarakan, mengarahkan, dan mengawasi beragam pekerjaan yang berkaitan dengan ruang lingkup di kantor dan juga tata usaha yang tertib.

Baca juga: Mengenal 5 Fungsi Administrasi dan Manfaatnya

Terbuka dan Ekspansif

Ruang lingkup administrasi lebih terbuka dan ekspansif, artinya pekerjaan kantor bisa dilakukan dimanapun dalam organisasi, tidak hanya di kantor atau gedung saja, tapi bisa juga dilakukan di luar kantor atau di luar gedung.

Misi utama dari Sales Admin (Administrasi Penjualan)

1. Memberikan dukungan administratif kepada tim penjualan dan memastikan bahwa proses penjualan dikelola secara efektif. 2. Memelihara database pelanggan dan memastikan bahwa semua catatan pelanggan mutakhir dan akurat. 3. Membantu sales representative dengan menyiapkan proposal dan kontrak penjualan. 4. Menyiapkan dan menganalisis laporan untuk mengidentifikasi tren penjualan dan menyusun strategi untuk meningkatkan penjualan. 5. Memproses pesanan pembelian dan berkoordinasi dengan departemen lain untuk memastikan pengiriman produk dan layanan tepat waktu. 6. Memantau rekening pelanggan dan memastikan pembayaran diterima tepat waktu. 7. Meneliti pesaing dan kondisi pasar untuk mengidentifikasi peluang baru untuk pertumbuhan penjualan. 8. Mengembangkan dan menerapkan kampanye promosi untuk meningkatkan penjualan. 9. Menanggapi pertanyaan pelanggan dan memberikan informasi tentang produk dan layanan. 10. Berpartisipasi dalam pertemuan penjualan dan memberikan update status aktivitas penjualan.

Salah satu bidang pekerjaan yang tetap diminati saat ini adalah Administrasi Bisnis dan Administrasi Rumah Sakit. Bidang ini terkait dengan kegiatan operasional bisnis, perusahaan dan kegiatan perasional Rumah Sakit . Mulai dari pengeloan keuangan , pemasaran (marketing), kepegawaian, operasi bisnis, kepemimpinan, kewirausahaan, perencanaan, simulasi bisnis serta ilmu pendukung lainnya yang akan membantumu memahami pengelolaan perkantoran dengan baik (secara fisik maupun organisasi). Misalnya saja dengan optimalisasi sarana hingga ke pengelolaan informasi agar dapat menjadi daya tarik lebih dari bisnis tersebut.

Nah, New Media College adalah salah satu lembaga pendidikan profesional 1 tahun yang memiliki jurusan Administrasi Bisnis & Rumah Sakit dimana disini kalian mempelajari berbagai hal yang berhubungan dengan operasional sebuah perusahaan dengan berbagai pendekatan strategis. Lulusannya akan siap untuk memulai karier baik sebagai seorang business analyst, konsultan, staf HRD, marketer, ataupun membangun perusahaan sendiri sekaligus mengaplikasikan semua keilmuan yang telah dimiliki.

Dengan ruang lingkup dan ragam bisnis yang sangat luas memungkinkan lulusan Administrasi Bisnis dan Administrasi Rumah Sakit untuk bergabung di berbagai instansi dan perusahaan, baik perusahaan swasta nasional, Jurusan Administrasi Bisnis dan Administrasi Rumah sakit ini adalah jurusan yang banyak diminati karena memiliki peluang dan prosfek kerja yang terbuka lebar dan beragam . Kira – kira nantinya setelah lulus Jurusan Administrasi Bisnis dan Administrasi Rumah sakit bisa kerja sebagai apa ? Nah berikut ini informamasi prospek kerja bagi lulusan jurusan Administrasi Binis dan Administrasi Rumah Sakit.

Hanya orangTanpa orang

PotretSeluruh tubuhProfilPotret lebih lebar

Tugas Administrasi Gudang

UNMAHA – Pekerjaan administrasi dalam perusahaan modern memainkan peran penting dalam kelancaran operasional bisnis. Dalam dunia yang semakin dinamis dan teknologi yang terus berkembang, pekerjaan administrasi tidak lagi hanya sebatas pengelolaan dokumen dan jadwal. Banyak tugas administrasi kini mencakup aspek strategis yang membantu perusahaan tetap efisien dan terorganisir. Jika kamu tertarik untuk mengetahui lebih jauh tentang peran ini, artikel ini akan membahas berbagai contoh pekerjaan administrasi dalam perusahaan modern.

Di perusahaan modern, pekerjaan administrasi melibatkan berbagai jenis tugas yang lebih variatif dan berfokus pada efisiensi serta penggunaan teknologi terkini. Peran ini sangat krusial bagi keberhasilan operasional perusahaan karena administrasi yang baik dapat meningkatkan produktivitas dan membantu pengambilan keputusan. Yuk, simak lebih lanjut contoh pekerjaan administrasi yang dapat kamu temui dalam dunia kerja sekarang ini!

PENGERTIAN PENJUALAN DAN DISTRIBUSI SECARA UMUM

Di sini akan saya uraikan sedikit tentang perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi (penjualan dan distribusi), secara umum saja.

Tujuannya, agar bagian administrasi penjualan memiliki gambaran, seperti apa team penjualan yang mereka support tersebut.

Secara umum pengertian penjualan, selling atau sales adalah aktivitas pertukaran produk berupa barang atau jasa kepada pihak lain dengan menggunakan alat pembayaran yang sah dan disepakati kedua belah pihak.

Atau dalam bahasa yang umum penjualan adalah aktivitas jual beli dengan menggunakan alat pembayaran yang sah dan diakui kedua belah pihak.

Sedangkan pengertian distribusi adalah aktivitas untuk menyampaikan produk dari produsen ke konsumen dengan cara mengirimkan produk tersebut ke tempat yang tepat pada waktu yang tepat.

Penjualan dan distribusi adalah dua aktivitas yang berbeda sama sekali, satu aktivitas memindahkan barang / menukar barang dengan alat pembayaran yang sah.

Yang satunya lagi memindahkan barang dari satu lokasi ke lokasi yang lain yang sesuai atau ke lokasi yang tepat, dan tidak ada proses penukaran barang dengan alat pembayaran.

Namun dalam bisnis distribusi, keduanya merupakan dua bagian yang tidak terpisahkan, menjual dan mendistribusikan / mengirim barang atau jasa.

Perusahaan distributor, akan selalu bersentuhan dengan aktivitas penjualan dan distribusi, sehinga aktivitas tersebut harus dibantu atau di-support oleh bagian lain, diantaranya adalah bagian administrasi (admin penjualan atau admin distribusi).

Perusahaan distributor, ada yang skala usahanya kecil – menengah dengan wilayah penjualan dan distribusi satu dua kota saja atau sebagaian dari wilayah propinsi.

Tapi ada juga yang memiliki skala sangat besar dengan wilayah penjualan dan distribusi mencakup beberapa wilayah propinsi atau seluruh propinsi (nasional), bahkan sampai lintas negara.

Untuk distributor kecil dan menengah, biasanya memiliki struktur organisasi yang sederhana saja, dan memiliki team penjualan yang tidak terlalu banyak dan tidak terlalu beragam.

Biasanya hanya terdiri dari team penjualan atau salesman taking order dan salesman kanvas, yang dikomandoi oleh satu atau lebih supervisor / manajer.

Sales taking order untuk menangani outlet yang sudah menjadi langganan tetap dan memiliki rata-rata pengambilan / penjualan cukup besar, seperti  grosir, atau ritel yang besar.

Sales taking order (TO) juga biasanya juga menangani outlet modern (madern trade) seperti minimarket, supermarket, atau outlet khusu (special outlet type).

Sales kanvas (canvasser), adalah sales yang berjualan dengan langsung membawa barang, sehingga barang bisa langsung diberikan / diturunkan saat itu juga.

Sales kanvas ini hanya melayani pembelian dalam jumlah yang relatif lebih kecil dibandingkan sales TO, atau outlet-outlet kecil yang sering kali tidak bisa dijangkau oleh sales TO.

Armada yang digunakan sales kanvas ini bermacam-macam, mulai dari truck box kecil  sampai yang besar.

Tapi ada juga yang menggunakan sepeda motor tiga roda(triseda) dengan box kecil dibelakangnya, model ini cukup banyak dipakai karena sangat lincah, bisa masuk ke jalan-jalan yang lebih kecil.

Ada juga kanvas yang menggunakan sepeda motor, dengan box kecil dibelakangnya, biasanya produk yang dibawa berukuran kecil, seperti obat-obatan, atau area yang dilayani tidak terlalu jauh.

Untuk perusahan distributor yang besar, formasi sales team akan sangat kompleks, strukturnya juga cukup komples dan berjenjang, yang disesuaikan dengan wilayah yang layani.

Biasanya distributor besar akan memiliki kantor pusat, kantor cabang, gudang utama, gudang kecil (cabang) dan gudang pembantu untuk anak cabang.

Sehingga secara wlayah akan terbagi menjadi wilayah nasional, regional, sub-regional / cabang, distrik   dan sub-distrik.

Masing wilayah akan dipengang oleh NSM – National Sales Manager, RSM / RM – Regional Sales Manager / Regional Manager, ASM – Area Sales Manager / BM – Branch Manager, DM – District Manager dan  SS / ASS – Sales Supervisor / Area Sales Supervisor.

Apakah setiap distributor besar selalu memilki pembagian wilayah seperti itu?,

Tidak selalu, beberapa akan menggunakan pembagian Nasional, Area, Distrik / Sub-distrik, dengan pemegang wilayah NSM, ASM / SM dan ASS / SS.

Atau dengan pembagian Nasional, Regional dan Distrik / Cabang, dengan pemegang wilayah NSM / GM, RSM / RM, BM / DM.

Dan masih ada pembagian yang lain yang disesukan dengan kebutuhan dan tujuan dari distributor tersebut.

Mengenai sales team, biasanya juga sangat bervariasi, mulai dari sales kanvas (canvasser), sales taking order (TO), sales account / account sales / sales executive (Acc-Sls, SE), task force/ team motor (TM/TF), dan lain-lain.

Kemudian  masing-masing juga masih dibagi lagi yang disesuaikan dengan type atau jenis outlet yang akan dilayani, seperti TO untuk Key-Wholesaler, TO untuk key- Retailer, TO untuk special outlet, Sales Account untuk MT- Chainstore, MT – Lokal, dan lain-lain.

Tentu masing – masing memiliki karakteristik dancara kerja yang sedikit berbeda, terutama yang melayani key-account modern trade atau HCO.

Contoh Pekerjaan di Bagian Administrasi dalam Perusahaan Modern

Berikut ini contoh pekerjaan di bagian administrasi dalam perusahaan modern:

Pengelolaan Proyek dan Tugas

Pekerjaan administrasi juga bisa berhubungan dengan pengelolaan proyek dan tugas-tugas dalam perusahaan. Sebagai contoh, seorang staf administrasi mungkin akan membantu tim dalam merencanakan dan mengorganisir jadwal proyek, memastikan bahwa setiap tugas dikerjakan tepat waktu. Dengan menggunakan aplikasi manajemen proyek seperti Trello atau Asana, tugas ini menjadi lebih mudah dilaksanakan.

Dalam hal ini, kamu akan berperan sebagai penghubung antara tim dan manajer proyek untuk memastikan komunikasi berjalan lancar dan bahwa semua detail proyek tercatat dengan baik. Keberhasilan pengelolaan proyek sangat bergantung pada kemampuan administrasi untuk mengatur segala sesuatunya dengan tepat.

Pengaturan Jadwal dan Rapat

Apa yang Sales Admin (Administrasi Penjualan) kerjakan?

Posisi Sales Admin adalah peluang menarik bagi individu yang termotivasi dan berorientasi pada layanan pelanggan untuk bergabung dengan organisasi yang dinamis dan berkembang pesat. Sales Admin akan bertanggung jawab untuk memberikan dukungan administrasi dan layanan pelanggan kepada tim penjualan. Kandidat yang ideal ialah mereka yang sangat terorganisir, mahir dalam perangkat lunak penjualan serta sistem manajemen pelanggan, dan memiliki keterampilan komunikasi dan pemecahan masalah yang sangat baik. Kandidat yang berhasil akan berfokus pada kepuasan pelanggan dan akan membantu organisasi memenuhi dan melampaui target penjualannya.